Pravila za paušalce i elektronsko fakturisanje: Ko ima obavezu, a ko ne?

Uvođenje Sistema elektronskih faktura (SEF) unelo je dosta izmena i nedoumica u poslovanje domaćih privrednika. Među onima koji su imali najviše pitanja svakako su preduzetnici paušalci.

Da li paušalac mora da koristi SEF? Kada je e-faktura obavezna, a kada se računi i dalje mogu slati u papirnom ili običnom PDF formatu? Kako se zakonska pravila primenjuju na paušalce koji sarađuju sa inostranstvom ili fizičkim licima?

U ovom detaljnom vodiču donosimo jasna i precizna pravila za paušalce i elektronsko fakturisanje, kako biste poslovali potpuno legalno i bez straha od poreskih kazni.

Glavno pravilo: Da li su paušalci obveznici SEF-a?

Kratak odgovor je: Zavisi od toga sa kim poslujete.

Za razliku od firmi u sistemu PDV-a koje su po automatizmu postale deo SEF-a, preduzetnici paušalci (koji po prirodi stvari nisu u sistemu PDV-a) ulaze u sistem elektronskog fakturisanja isključivo na osnovu tipa svojih klijenata.

Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, paušalci se posmatraju kao 'subjekti privatnog sektora' onda kada se dobrovoljno ili po sili zakona registruju na SEF. Ključna podela izgleda ovako:

• Paušalac posluje sa javnim sektorom (B2G): Ukoliko pružate usluge ili prodajete robu državnim institucijama, školama, javnim preduzećima ili lokalnim samoupravama, imate zakonsku obavezu da se registrujete na SEF i fakture šaljete isključivo elektronski.

• Paušalac posluje sa firmama u PDV-u (B2B): Ako je vaš klijent preduzeće ili preduzetnik koji je u sistemu PDV-a, vi kao paušalac niste dužni da im šaljete e-fakturu, OSIM ako se sami niste dobrovoljno registrovali na SEF.

• Paušalac posluje sa drugim paušalcima: U međusobnom poslovanju dva paušalca (koji nisu na SEF-u) e-fakture nisu obavezne. Računi se izdaju na standardan način (papirno ili PDF putem e-maila).

Kada paušalac MORA da izda e-fakturu? (3 najčešća scenarija)

Hajde da prođemo kroz konkretne situacije iz prakse kako bismo otklonili sve sumnje.

Scenario 1: Rad sa državom (Javni sektor)

Čim sklopite ugovor sa nekim organom javne vlasti ili javnim preduzećem, pre nego što im ispostavite prvi račun, morate proći kroz eID identifikaciju i aktivirati svoj nalog na SEF portal. Država ne može i zakonski ne sme da plati račun koji joj nije stigao kroz SEF.

Scenario 2: Dobrovoljni ulazak u SEF

Mnogi paušalci odlučuju da se dobrovoljno registruju na SEF. Razlog je najčešće zahtev velikih klijenata (firmi u PDV-u) koji žele da automatizuju svoje računovodstvo i primaju sve fakture na jednom mestu.

Važna napomena: Ako se kao paušalac dobrovoljno registrujete na SEF, postajete punopravni član sistema. To znači da od tog trenutka morate slati e-fakture svim svojim klijentima iz privatnog sektora (pravnim licima i preduzetnicima), bez obzira na to da li su oni u PDV-u ili ne.

Scenario 3: Primanje e-faktura od dobavljača

Ako ste na SEF-u (bilo obavezno zbog države ili dobrovoljno), vi ne samo da šaljete, već ste dužni i da primate e-fakture od svojih dobavljača (npr. račune za telefon, internet, zakup ili robu ako ih dobavljači šalju kroz SEF). Te fakture morate redovno odobravati ili odbijati u zakonskim rokovima.

Kada paušalac NE KORISTI Sistem elektronskih faktura?

SEF se nikada ne koristi u sledećim situacijama:

1. Rad sa fizičkim licima (B2C): Ako pružate usluge građanima (fizičkim licima), e-fakture se ne izdaju. U zavisnosti od vaše delatnosti, u obavezi ste da izdate fiskalni račun ili običan račun/priznanicu.

2. Inostrani klijenti (Izvoz usluga i robe): Kada radite sa stranim firmama ili platformama (poput Upwork-a, Fiverr-a ili direktnih inostranih klijenata), SEF se ne koristi. Strancima šaljete standardnu fakturu (Invois) u PDF formatu, najčešće dvojezično.

Koliko dugo paušalac mora da ostane u SEF-u?

Ako ste ušli u SEF, pravila izlaska variraju u zavisnosti od načina ulaska:

• Ukoliko ste ušli po sili zakona (zbog poslovanja sa javnim sektorom), na sistemu ostajete sve dok traje ta saradnja i dok imate status aktivnog dobavljača države.

• Ukoliko ste ušli dobrovoljno, zakonska obaveza korišćenja SEF-a traje najmanje do kraja tekuće kalendarske godine u kojoj ste se registrovali. Ako želite da izađete, zahtev za deaktivaciju naloga podnosi se u decembru za narednu godinu, pod uslovom da u tom trenutku nemate neizmirenih obaveza ili aktivnih ugovora sa javnim sektorom.

Kazne za kršenje pravila elektronskog fakturisanja

Iako su paušalci često oslobođeni mnogih poreskih komplikacija, pravila o e-fakturama se moraju striktno poštovati ukoliko ste deo sistema.

Kazne za neizdavanje e-fakture kada postoji zakonska obaveza, ili za neispravno vođenje dokumentacije, za preduzetnike se kreću u rasponu od 50.000 do 500.000 dinara.

Pored novčanih kazni, rizikujete i prekid saradnje sa klijentima, jer javni sektor i velike firme neće tolerisati kašnjenja i greške u dokumentaciji koje mogu ugroziti njihovu poresku evidenciju.

Kako paušalci mogu da pojednostave e-fakture?

Paušalci uglavnom nemaju zaposlene računovođe i sami vode računa o svojim računima. Ručno logovanje na državni SEF portal preko eID-a pri svakom izdavanju računa može biti zamorno, naročito ako se suočite sa situacijom gde SEF privremeno ne radi.

Najjednostavniji način da vodite svoje poslovanje bez stresa jeste upotreba specijalizovanih online alata kao što je elektronskafaktura.rs.

Preko ove platforme možete:

• Kreirati i slati e-fakture na SEF u samo nekoliko klikova, bez potrebe za stalnim ubadanjem pametnih kartica ili tokena.

• Imati pregledan uvid u sve izdate i primljene račune na jednom mestu.

• Automatski pratiti da li je klijent preuzeo i odobrio vašu fakturu.

Ako kao paušalac ne radite sa državom i vaši klijenti ne insistiraju na tome, SEF vam nije potreban. Međutim, ako zakoračite u svet e-faktura, ključ uspeha leži u dobroj informisanosti i korišćenju stabilnih softverskih rešenja koja rade posao umesto vas.