E-Faktura i digitalno arhiviranje: Šta treba da znate
Uvođenje sistema e-Faktura značajno je promenilo način na koji kompanije u Srbiji izdaju, primaju i čuvaju račune. Pored brže razmene i veće transparentnosti, jedno od najčešćih pitanja koje se postavlja jeste: kako i koliko dugo se e-fakture moraju čuvati? U nastavku donosimo jasan pregled obaveza i dobrih praksi.
Šta je e-Faktura?
E-faktura je elektronski dokument izdat, poslat i primljen u strukturisanom digitalnom formatu putem Sistema e-Faktura (SEF). Ona ima istu pravnu snagu kao i papirna faktura, pod uslovom da je izdata u skladu sa važećim propisima.
U Srbiji je e-fakturisanje obavezno za:
- promet između javnog i privatnog sektora,
- promet između subjekata javnog sektora,
- sve veći deo prometa u privatnom sektoru.
Jedna od ključnih obaveza u vezi sa e-fakturama jeste njihovo arhiviranje.
Zakonski rok čuvanja e-faktura iznosi 10 godina.
Ovaj rok se računa od završetka poslovne godine na koju se dokument odnosi. Obaveza proizlazi iz propisa koji uređuju računovodstvo, poreze i elektronsko poslovanje.
Važno je naglasiti da:
- e-fakture moraju biti dostupne, čitljive i neizmenjene tokom celog perioda čuvanja,
- čuvanje važi i za poslate i za primljene e-fakture,
- odgovornost za arhiviranje ostaje na obvezniku, čak i ako se koristi eksterni servis.
Da li je čuvanje u Sistemu e-Faktura dovoljno?
Ovo je najčešće pitanje u praksi.
Kratak odgovor: ne treba se oslanjati isključivo na SEF kao jedino arhivno mesto.
Iako Sistem e-Faktura omogućava pristup istorijskim dokumentima, propisi zahtevaju da obveznik:
- obezbedi sopstvenu arhivu ili
- koristi pouzdano rešenje za digitalno arhiviranje koje ispunjava zakonske standarde.
Drugim rečima, SEF nije zamena za vašu poslovnu arhivu, već alat za razmenu i evidenciju faktura.
Kako pravilno arhivirati e-fakture?
Dobro digitalno arhiviranje podrazumeva:
- sigurno skladištenje (zaštita od gubitka i neovlašćenog pristupa),
- mogućnost brzog pretraživanja i izvoza dokumenata,
- očuvanje autentičnosti i integriteta podataka,
- dostupnost dokumenata u slučaju poreske ili druge kontrole.
Mnoge firme se odlučuju za specijalizovana DMS (Document Management System) rešenja ili sertifikovane cloud servise.
E-fakture donose efikasnost i uštede, ali i jasne obaveze. Najvažnije je zapamtiti:
- e-fakture imaju punu pravnu snagu,
- moraju se čuvati najmanje 10 godina,
- oslanjanje samo na Sistem e-Faktura nije dovoljno,
- pravilno digitalno arhiviranje štiti firmu od pravnih i poreskih rizika.
Ukoliko želite da pojednostavite rad sa e-fakturama i budete sigurni da je njihovo čuvanje u potpunosti usklađeno sa propisima, pravo rešenje je pouzdan digitalni sistem na jednom mestu. Kroz savremena rešenja za e-fakturisanje i arhiviranje možete značajno smanjiti administrativno opterećenje i rizik od grešaka.
Registracijom na elektronskafaktura.rs dobijate pristup platformi koja olakšava izdavanje, prijem i bezbedno arhiviranje e-faktura, uz podršku i funkcionalnosti prilagođene poslovanju u Srbiji. Napravite prvi korak ka jednostavnijem i sigurnijem elektronskom poslovanju već danas.