E-fakture za D.O.O. u Srbiji: Sve što trebate da znate o sistemu elektronskih faktura

ustracija za e-fakture za d.o.o. u Srbiji sa simboličnim ključem koji otvara vrata digitalnog poslovanja, zupčanicima za javni i privatni sektor i logotipom elektronskafaktura.rs.

Uvođenjem Zakona o elektronskom fakturisanju (ZEF), poslovanje u Srbiji je ušlo u novu digitalnu eru. Dok su paušalci u specifičnoj poziciji u zavisnosti od toga da li su u sistemu PDV-a ili ne, za društva sa ograničenom odgovornošću (d.o.o.) pravila su od samog starta jasna i obavezujuća.

U ovom tekstu detaljno objašnjavamo koje su obaveze d.o.o. firmi u sistemu e-faktura (SEF), kako se sistem koristi i na šta morate obratiti pažnju kako biste izbegli visoke kazne.

Da li je d.o.o. u obavezi da koristi SEF?

Da, bez izuzetka. Za razliku od preduzetnika paušalaca, sva privredna društva registrovana kao d.o.o. u Srbiji (bilo da su u sistemu PDV-a ili ne) spadaju u kategoriju subjekata privatnog sektora prema Zakonu o elektronskom fakturisanju.

To znači da d.o.o. ima zakonsku obavezu da:

  1. Prima elektronske fakture od drugih subjekata iz javnog i privatnog sektora.

  2. Izdaje elektronske fakture kada posluje sa drugim pravnim licima (d.o.o., preduzetnici, državne institucije).

Kada d.o.o. mora da izda e-fakturu?

Vaše d.o.o. preduzeće je u obavezi da kreira i pošalje e-fakturu preko SEF-a u sledećim situacijama:

  • B2B (Business-to-Business): Kada prodajete robu ili pružate usluge drugom d.o.o. preduzeću, preduzetniku (uključujući i paušalce koji su registrovani na SEF-u).

  • B2G (Business-to-Government): Kada poslujete sa javnim sektorom (državne institucije, škole, bolnice, javna preduzeća).

Kada se e-faktura NE izdaje preko SEF-a?

Postoje izuzeci kada d.o.o. ne koristi SEF:

  • Promet fizičkim licima (B2C): Ako robu ili usluge prodajete građanima, ne izdajete e-fakturu, već fiskalni račun (ukoliko imate obavezu fiskalizacije).

  • Izvoz robe i usluga: Fakture ka inostranim klijentima (stranim pravnim i fizičkim licima) za sada se ne šalju kroz SEF, već se izdaju na tradicionalan način (npr. u PDF-u van sistema).

Kako d.o.o. pristupa SEF-u?

Da bi vaše d.o.o. moglo da prima i izdaje e-fakture, neophodno je da se zakonski zastupnik (direktor) prijavi na portal efaktura.mfin.gov.rs.

Za pristup su vam potrebni:

  1. Kvalifikovani elektronski sertifikat (elektronski potpis) na kartici/USB-u ili aktiviran mobilni servis ConsentID (uz kvalifikovani sertifikat u cloudu).

  2. Instaliran program za elektronsko potpisivanje na računaru.

Nakon prve prijave zakonskog zastupnika, u sistemu se kreira profil preduzeća. Direktor može kroz podešavanja ovlastiti druge osobe (knjigovođu, zaposlene) dodeljivanjem uloga (npr. samo za pregled, za kreiranje faktura ili za odobravanje).

Načini slanja i primanja e-faktura za D.O.O.

Kao d.o.o., imate dve opcije za upravljanje e-fakturama:

  1. Direktno preko državnog portala (SEF): Potpuno besplatna opcija gde ručno kucate svaku fakturu i ručno odobravate ulazne račune. Pogodno za firme sa malim brojem mesečnih faktura.

  2. Preko ERP sistema i informacionog posrednika: Ako vaše d.o.o. ima veliki obim posla, vaš računovodstveni softver se putem API ključa može povezati direktno sa SEF-om. Na taj način fakture šaljete i primate direktno iz svog programa, bez potrebe da se stalno logujete na državni portal.

Rokovi za prihvatanje i odbijanje faktura

Za d.o.o. preduzeća, praćenje rokova na SEF-u je od ključnog značaja za likvidnost i poresku usklađenost:

  • Rok za prihvatanje/odbijanje: Kada primite e-fakturu od dobavljača, rok za reagovanje je 15 dana.

  • Automatsko prihvatanje: Ako u roku od 15 dana ne prihvatite niti odbijete fakturu, sistem će je automatski prihvatiti (izuzetak su subjekti javnog sektora gde se neaktivnost može smatrati odbijanjem, ali za B2B sektor važi automatsko prihvatanje).

  • Napomena: Jednom prihvaćena faktura (bilo ručno ili automatski) postaje dužničko-poverilački dokument i osnov za knjiženje i obračun PDV-a.

PDV i e-fakture: Posebna pažnja za D.O.O.

Za d.o.o. koji je u sistemu PDV-a, SEF donosi dodatne obaveze:

  • Elektronsko evidentiranje obračunatog PDV-a: Pored samih faktura, obveznici PDV-a moraju na SEF-u pojedinačno ili zbirno evidentirati porez za promet za koji se ne izdaje e-faktura (npr. promet ka fizičkim licima, uvoz).

  • Povezanost sa poreskom prijavom: Podaci sa SEF-a moraju biti u potpunom neskladu sa predajom mesečnih ili kvartalnih PDV prijava (POPDV).

Ako d.o.o. nije u sistemu PDV-a, i dalje mora da koristi SEF za izdavanje faktura drugim firmama, ali na samoj fakturi bira odgovarajuću poresku kategoriju (npro. OE - oslobođeno ili nije u sistemu PDV-a) i navodi pravni osnov za neobračunavanje PDV-a.

Kazne za nepoštovanje zakona

Zakon o elektronskom fakturisanju predviđa rigorozne novčane kazne za pravna lica koja krše pravila. Za d.o.o. kazne iznose:

  • Od 200.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice ako ne izda e-fakturu, koristi sistem suprotno zakonu ili ne evidentira PDV.

  • Od 50.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu (direktora).

Za d.o.o. u Srbiji, SEF nije opcija već svakodnevni alat za rad. Da biste osigurali nesmetano poslovanje, preporučuje se svakodnevna provera SEF portala (ili automatizacija kroz računovodstveni softver) kako ne bi došlo do automatskog prihvatanja pogrešnih faktura, kao i bliska saradnja sa knjigovođom radi tačnog evidentiranja poreza.

Olakšajte poslovanje uz ElektronskaFaktura.rs

Ukoliko želite da izbegnete komplikovane državne portale i ručni unos podataka, pozivamo vas da se registrujete na našu platformu ElektronskaFaktura.rs. Naš sistem je potpuno prilagođen potrebama d.o.o. preduzeća u Srbiji i omogućava vam da brzo, jednostavno i intuitivno upravljate svim ulaznim i izlaznim e-fakturama na jednom mestu. Automatizujte svoje procese, uštedite vreme i osigurajte potpunu usklađenost sa Zakonom o elektronskom fakturisanju već danas.