Najčešće greške u Sistemu Elektronskih Faktura (SEF) u Srbiji: Uzroci i rešenja

Primena Zakona o elektronskom fakturisanju u Srbiji donela je obavezu razmene elektronskih faktura u B2B i B2G sektoru putem Sistema Elektronskih Faktura (SEF). U praksi, obveznici se susreću sa dve grupe problema: tehničkim validacionim greškama koje sistem automatski odbija prilikom slanja i operativno-proceduralnim greškama koje nastaju usled nepravilnog rukovanja dokumentima i PDV evidencijama.

1. Tehničke i validacione greške pri slanju (UBL 2.1 standard)

Ove greške nastaju u trenutku kada Vaš ERP/knjigovodstveni program ili direktan unos na zvaničnom portalu efaktura.mfin.gov.rs naruši sintaksna ili poslovna pravila SEF-a.

Greška 1: IssueDate is not correct because it cannot be different from todays

  • Objašnjenje: SEF ne dozvoljava retroaktivno slanje faktura. Datum izdavanja računa (Datum izdavanja) mora odgovarati tačnom kalendarskom danu u kom se dokument fizički šalje na portal.

  • Rešenje: Promenite datum izdavanja na današnji datum u Vašem softveru. Ukoliko je sam promet nastao ranije, taj datum unesite u odvojeno polje Datum prometa, koje određuje poreski period za PDV.

Greška 2: InvoiceNumber contains duplicates / Duplicate Invoice Number

  • Objašnjenje: Svaki broj fakture pod jedinstvenim PIB-om izdavaoca mora biti unikatan. Greška se javlja ako u sistemu već postoji faktura pod istim brojem u tekućoj godini ili ako se broj preklapa sa brojem iz prethodne godine bez uvezane oznake godine.

  • Rešenje: Podesite numeraciju u računovodstvenom softveru tako da sadrži oznaku godine (npr. 105-2026 umesto samo 105). Ukoliko je prethodna faktura stornirana, nova faktura mora nositi naredni redni broj.

Greška 3: When receiver is budget user order number, contract number or lot number is required

  • Objašnjenje: Prilikom slanja e-fakture korisniku javnih sredstava (KJS / budžetski korisnici), SEF zahteva obavezno unošenje najmanje jednog identifikacionog dokumenta prema propisima Ministarstva finansija.

  • Rešenje: Pre slanja popunite odgovarajuće polje u softveru: Broj ugovora, Broj narudžbenice ili Broj okvira/lota u dogovoru sa primaocem iz javnog sektora.

Greška 4: Unauthorized / Neispravan API ključ

  • Objašnjenje: Nastaje kada knjigovodstveni softver ne uspe da izvrši autentičnost sa SEF-om. Najčešći uzroci su: API ključ je ponovo generisan na portalu, istekao je ili nije aktiviran u podešavanjima.

  • Rešenje: Prijavite se na SEF portal, idite na Podešavanja > API menadžment, proverite da li je status Aktivan, generišite/kopirajte novi ključ i nalepite ga u podešavanja Vašeg ERP programa.

Greška 5: Selected prepayment invoice with invoice number 'X' is not approved

  • Objašnjenje: Ova greška se javlja kod izdavanja konačne fakture u kojoj se zatvara avans. Ako kupac na SEF-u još uvek nije zvanično prihvatio avansnu e-fakturu, sistem ne dozvoljava njeno zatvaranje u konačnom računu.

  • Rešenje: Kontaktirajte kupca da na portalu prihvati avansnu fakturu, pa tek nakon toga pošaljite konačnu e-fakturu sa uvezanim avansom.

2. Operativne i proceduralne greške u poslovanju

Pored tehničkih odbijanja, značajan deo grešaka nastaje zbog nepoštovanja propisanih procedura Zakona o elektronskom fakturisanju i Zakona o PDV-u.

Operativna greška Objašnjenje i uzrok Posledice po poslovanje i PDV Pravilno postupanje
Slanje PDF-a mejlom umesto e-fakture preko SEF-a Slanje običnog PDF dokumenta putem e-pošte za B2B i B2G transakcije. Dokument se pravno smatra nepostojećim. Kupac nema pravo na odbitak prethodnog PDV-a, a preti novčana kazna. Obavezno slanje strukturiranog XML dokumenta direktno kroz SEF portal.
Zanemarivanje roka od 15 dana za obradu Nepreduzimanje akcije (prihvatanje/odbijanje) nad ulaznim fakturama u zakonskom roku. Kod B2G se fakture automatski prihvataju/odbijaju; kod B2B nepostupanje dovodi do poreskih neslaganja. Odrediti odgovorno lice za svakodnevni pregled i obradu ulaznog sandučeta na SEF-u.
Pokušaj brisanja izdate fakture Pokušaj da se poslati dokument fizički ukloni sa portala SEF-a. Jednom poslat dokument ostaje trajno zabeležen u bazi SEF-a i Poreske uprave. Za ispravku greške koristiti funkcionalnost Storniranja ili izdati Knjižno odobrenje/zaduženje.
Pogrešan unos u Zbirnu ili Pojedinačnu evidenciju PDV-a Pogrešno evidentiranje prometa van SEF-a (npr. inostrani promet, promet fizičkim licima ili maloprodaja). Neslaganje podataka na SEF-u i POPDV prijavi uslovljava automatsku kontrolu od strane Poreske uprave. Redovno usklađivanje interne PDV evidencije sa modulom Pojedinačna/Zbirna evidencija na SEF-u do zakonskog roka.

Pojednostavite rad sa e-fakturama u Srbiji

Izbegavanje tehničkih i proceduralnih grešaka na SEF-u zahteva stalan nadzor i poznavanje propisa. Kako biste eliminisali ručne unose, sprečili sistemska odbijanja i ubrzali svakodnevno izdavanje i prijem računa, posetite ElektronskaFaktura.rs.

Naša platforma pruža intuitivno i pouzdano rešenje prilagođeno zakonodavstvu Republike Srbije, omogućavajući vam jednostavnu navigaciju kroz digitalno fakturisanje. Registrujte se i izaberite odgovarajući opciju kako biste automatizovali svoje poslovanje i osigurali potpunu usklađenost sa SEF-om.