Koliko dugo se čuvaju e-fakture? Rokovi i pravila za 2026. godinu

Pravilno čuvanje e-faktura ključna je obaveza za sve firme, a za privatni sektor rok iznosi 10 godina. Ovo pravilo donosi jasne okvire za poslovanje, ali i određene odgovornosti koje firme moraju ispuniti kako bi ostale usklađene sa zakonom.

Pravila i rokovi za čuvanje dokumentacije

Elektronske fakture izdate i primljene od strane subjekta privatnog sektora čuvaju se tačno 10 godina. Ovaj period se računa od isteka godine u kojoj je faktura zvanično izdata.

Poređenje sa javnim sektorom: Dok privatni sektor ima jasno definisan rok od 10 godina, subjekti javnog sektora imaju još strožu obavezu. Oni moraju da čuvaju e-fakture trajno.

Gde se čuvaju e-fakture u privatnom sektoru?

Zakon predviđa dva glavna načina čuvanja za firme:

1. Sistem elektronskih faktura (SEF): Država garantuje čuvanje faktura na portalu SEF. Međutim, oslanjanje isključivo na državni portal može biti rizično za operativni rad. Česti problemi uključuju otežanu pretragu starih dokumenata ili privremenu nedostupnost sistema.

2. Sopstveni sistem ili Informacioni posrednik: Firme mogu čuvati fakture u svojim internim digitalnim arhivama ili koristiti profesionalne usluge informacionog posrednika.

Napomena: Ako koristite informacionog posrednika, on mora obezbediti apsolutnu verodostojnost porekla i integritet sadržaja. To znači da se podaci ne smeju menjati nakon slanja.

Sigurnosna mreža za vaše podatke

Ako vaš informacioni posrednik prestane sa radom, zakon vas štiti. Posrednik je dužan da svu dokumentaciju prenese Centralnom informacionom posredniku (Ministarstvo finansija). Na taj način, vaši podaci ostaju sigurni i dostupni.

Tri uslova za zakonsku validnost e-fakture

Nije dovoljno samo 'imati fajl' na računaru. Da bi e-faktura bila zakonski validna tokom svih 10 godina, moraju biti ispunjeni sledeći uslovi:

• Verodostojnost porekla: Mora se jasno znati ko je izdao fakturu (putem elektronskog potpisa).

• Integritet sadržine: Dokaz da faktura nije menjana od trenutka izdavanja.

• Čitljivost: Faktura mora biti dostupna u formatu koji ljudi mogu pročitati (XML sa vizuelnim PDF prikazom).

Pridružite se hiljadama zadovoljnih korisnika i registrujte se na elektronskafaktura.rs. Osigurajte potpuno usklađeno poslovanje uz softver koji striktno prati sve zakonske normative i rokove čuvanja koje propisuje Ministarstvo finansija.

Korisni linkovi i zvanični izvori:

• Ministarstvo finansija – Portal eFaktura – Zvanične objave o radu SEF-a.

• Zakon o elektronskom fakturisanju – Detaljan uvid u zakonske rokove.