Slanje elektronskih faktura postalo je stub svakodnevnog poslovanja u Srbiji. Međutim, šta se dešava kada ključni državni alat – Sistem elektronskih faktura (SEF) – iznenada prestane sa radom?
Bilo da je u pitanju planirano ažuriranje sistema, tehničke poteškoće na eID portalu ili preopterećenje servera pred istek poreskog perioda, pad SEF-a među računovođama i preduzetnicima često izaziva paniku. Glavni razlozi za brigu su jasni: strogi zakonski rokovi i rigorozne kazne za neizdavanje e-faktura.
U ovom tekstu saznajte kako tačno da postupite kada je SEF nedostupan, kako da legalno izdate račun kupcu i ostanete potpuno usklađeni sa Zakonom o elektronskom fakturisanju.
Kako proveriti da li je SEF pao ili je problem lokalni?
Pre nego što preduzmete zvanične korake za izdavanje faktura van sistema, morate precizno locirati gde je nastao problem. Tehnički prekid može biti na tri nivoa:
-
Globalni prekid rada SEF-a: Posetite zvanični portal efaktura.gov.rs. Ministarstvo finansija na ovoj lokaciji redovno objavljuje zvanična obaveštenja o tehničkim radovima, uvođenju novih verzija sistema ili privremenoj nedostupnosti.
-
Problem sa eID identifikacijom: Često sam SEF radi, ali je pao Portal za elektronsku identifikaciju (eID). Takođe, proverite da li vam je istekao kvalifikovani elektronski sertifikat ili softver za čitanje pametnih kartica/tokena zahteva hitno ažuriranje.
-
Problem sa API vezom (Vaš softver): Ako koristite namensku platformu za digitalne fakture ili eksterni ERP program, prekid može biti na relaciji između vašeg softvera i državnog servera. Pokušajte da se ulogujete direktno preko pretraživača na SEF. Ako direktan pristup radi, problem je u vašem softverskom rešenju.
Šta kaže Zakon o elektronskom fakturisanju u slučaju prekida rada sistema?
Zakon o elektronskom fakturisanju (ZEF) predvideo je situacije u kojima sistem može biti privremeno nedostupan. Prema zakonskim odredbama, preduzetnici i pravna lica nisu dužni da zaustave svoje poslovanje ukoliko državna tehnologija zakaže.
Zakon nalaže sledeće pravilo: Ukoliko nastane privremeni prekid u radu Sistema elektronskih faktura, obveznik elektronskog fakturisanja je dužan da izda fakturu u trenutku nastanka obaveze, a da je naknadno unese u SEF čim sistem ponovo postane dostupan.
Kazne za neizdavanje e-faktura kreću se od 200.000 do 2.000.000 dinara za pravna lica, pa je od ključne važnosti da ispratite ispravnu proceduru retroaktivnog slanja kako biste u slučaju poreske kontrole imali neoborive dokaze.
Korak po korak: Kako izdati fakturu kada SEF nije u funkciji?
Ako vaš klijent hitno zahteva račun radi plaćanja ili otpreme robe, a SEF je van funkcije, primenite sledeći operativni algoritam:
Korak 1: Kreiranje 'privremene' fakture u PDF formatu
Generišite fakturu kroz svoj lokalni računovodstveni program ili je pripremite ručno u PDF formatu. Ovaj dokument mora da sadrži apsolutno sve zakonom propisane elemente: PIB i matični broj obe strane, jedinstveni broj računa, datum prometa, specifikaciju usluga/robe i tačan obračun PDV-a.
Korak 2: Slanje računa kupcu putem e-maila
Pošaljite pripremljeni PDF račun klijentu elektronskom poštom. U telu mejla jasno naglasite: 'Poštovani, zbog trenutne tehničke nedostupnosti državnog SEF-a, šaljemo vam račun u PDF formatu kako ne bi dolazilo do zastoja u plaćanju/isporuci. Zvanična e-faktura biće poslata kroz SEF odmah po uspostavljanju rada sistema.'
Napomena: Sačuvajte ovaj e-mail i zvanične screenshoot-ove obaveštenja sa sajta Ministarstva finansija kao internu dokaznu dokumentaciju.
Korak 3: Retrospektivno (naknadno) slanje na SEF
Čim tehničke smetnje budu otklonjene, vaša zakonska obaveza je da tu istu fakturu unesete u SEF. Prilikom unosa obratite pažnju na ključne detalje:
-
Broj fakture na SEF-u mora biti identičan broju sa PDF-a koji ste poslali mejlom.
-
Datum izdavanja na SEF-u biće tekući, ali datum prometa mora striktno odgovarati stvarnom danu kada je promet izvršen.
Evidencija PDV-a i specifični rokovi tokom pada sistema
Najveći stres nastaje kada SEF padne pred sam kraj poreskog perioda – tačnije oko 10. u mesecu, kada ističe zakonski rok za izdavanje faktura za prethodni mesec.
Ako zbog blokade sistema ne uspete da pošaljete e-fakturu do 10. u mesecu za prethodni poreski period, pravila nalažu sledeće:
-
Pojedinačna evidencija PDV-a: Dužni ste da taj PDV ručno evidentirate u Pojedinačnoj evidenciji PDV-a na SEF-u pre nego što podnesete poresku prijavu (PP PDV).
-
Korekcija kroz Zbirnu evidenciju: Kada SEF prodfunkciniše i vi konačno pošaljete retroaktivnu e-fakturu, taj porez bi se duplirao na sistemu. Da se to ne bi desilo, u narednom koraku morate izvršiti smanjenje (korekciju) kroz Zbirnu evidenciju PDV-a za poreski period u kome je porez prvobitno iskazan.
Kako automatizovati proces i izbeći stres?
Ručno praćenje statusa SEF-a, ponovno kucanje faktura i stalna briga o rokovima oduzimaju dragoceno vreme. Najefikasnije rešenje za ovaj problem jeste prelazak na napredne, eksterne sisteme.
Korišćenjem specijalizovanih rešenja kao što je elektronskafaktura.rs, vi kreirate dokumente u stabilnom lokalnom okruženju. Ako državni SEF u tom trenutku ne radi, softver bezbedno čuva sve vaše fakture na 'čekanju' i automatski ih prosleđuje na državni portal onog sekunda kada sistem ponovo postane operativan. Na taj način potpuno eliminišete rizik od ljudske greške i zaboravljanja rokova.